Ende 2022 wurde im Bundestag das Hinweisgeberschutzgesetz zur Umsetzung der EU-Whistleblowingrichtlinie beschlossen. Dieses Gesetz wird voraussichtlich im Februar 2023 im Bundesrat bestätigt und tritt dann für Organisationen ab 250 Mitarbeitern sofort in Kraft. Kleinere Organisationen mit zwischen 50 und 249 Mitarbeitern haben noch Zeit bis Ende 2023, um die Anforderungen umzusetzen. Ausführliche Informationen zum Gesetz und den Anforderungen finden sich in einem Beitrag bei Haufe, der sehr gut und umfangreich beschrieben ist.
Zusammengefasst ist eine der zentralen Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes die Einrichtung einer internen Meldestelle. Unter Wahrung der absoluten Vertraulichkeit sind dem Hinweisgeber unterschiedliche Kommunikationswege für Meldungen zu Verstößen anzubieten. In der Regel dürfte dies mit der Bereitstellung eines Onlineportals und die Einrichtung einer Rufnummer für telefonische Kontaktaufnahme abgedeckt sein. Die interne Meldestelle muss sodann Erstmeldungen auf deren Inhalt prüfen und ggfs. interne Ermittlungen einleiten. Fristen wurden gesetzlich festgelegt, um auf Anfragen zu reagieren (7 Tage), über den Status der Bearbeitung zu informieren (3-6 Monate) und die Aufbewahrung der Ermittlungsergebnisse (3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens) zu regeln. Während der Bearbeitung ist zum Schutz der internen Betroffenen und der meldenden Person auf die Vertraulichkeit zu achten, Verstöße sind Bußgeldbewehrt. Die Etablierung der internen Meldestelle in der Organisation erfolgt sodann über die Schulung der zuvor erstellten internen Whistleblowing-Richtlinie und beschreibt den Ablauf des Meldeverfahrens sowie Folgen einer Falschmeldung.
Ersten Einschätzungen nach dürfte gerade für kleinere Organisationen ohne Compliance-Abteilung die Bereitstellung der internen Meldestelle vor Herausforderungen stellen, um den Schutz des Hinweisgebers sicherzustellen und Interessenskonflikte zu vermeiden. Daraus ergibt sich die Möglichkeit, die Meldestelle und die Prüfung der Erstmeldung an einen externen Dienstleister auszulagern. Die ProtectYourIT hat dazu ein Portal unter www.compliance-meldung.de und eine kostenfreie Rufnummer eingerichtet, um eine interne Meldestelle getrennt von allen internen IT-Systemen anzubieten. Gerne helfen wir Ihnen bei Interesse weiter.